Perencanaan Sumber Daya Perusahaan atau Software ERP ( Enterprise Resource Planning ), diusulkan oleh Grup Gartner Amerika Serikat pada tahun 1990. Enterprise Resource Planning adalah MRP II (Enterprise Manufacturing Resource Planning) sistem manufaktur generasi mendatang dan perangkat lunak perencanaan sumber daya. Selain fungsi perencanaan sumber daya produksi, manufaktur, keuangan, penjualan, dan pengadaan MRP II, ada juga manajemen kualitas, manajemen laboratorium, manajemen proses bisnis, manajemen data produk, persediaan, manajemen distribusi dan transportasi, manajemen sumber daya manusia dan sistem pelaporan berkala.
ERP adalah ide manajemen rantai pasokan yang diusulkan oleh Gartner Group Inc, sebuah grup konsultasi dan evaluasi teknologi komputer Amerika. Perencanaan sumber daya perusahaan mengacu pada platform manajemen yang didasarkan pada teknologi informasi dan menyediakan sarana pengambilan keputusan dan operasi bagi pembuat keputusan perusahaan dan karyawan dengan ide-ide manajemen yang sistematis.
Sistem ERP mendukung lingkungan manufaktur campuran berbasis proses dan diskrit, dan ruang lingkup aplikasinya telah berkembang dari manufaktur ke ritel, layanan, perbankan, telekomunikasi, lembaga pemerintah dan sekolah. Melalui integrasi teknologi basis data, antarmuka pengguna grafis, dan Empat generasi bahasa kueri, struktur server klien, alat pengembangan berbantuan komputer, sistem terbuka portabel dll. telah mengintegrasikan sumber daya perusahaan secara efektif.
1. Apa itu Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) mengacu pada rangkaian software yang digunakan organisasi untuk mengelola aktivitas bisnis sehari-hari. Termasuk akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko dan kepatuhan, operasi rantai pasokan, dan banyak lagi. Paket ERP yang lengkap juga mencakup software manajemen kinerja perusahaan. Membantu bisnis merencanakan dan menganggarkan hasil keuangan, serta meramalkan dan melaporkan hasil keuangan.
Sistem ERP ini menghubungkan sejumlah besar proses bisnis dan mewujudkan aliran data di antara berbagai proses bisnis. Dengan mengumpulkan data transaksional bersama organisasi dari berbagai sumber. Sistem ERP dapat mengkonsolidasikan sumber informasi untuk menghilangkan duplikasi data dan memastikan integritas data.
Saat ini, bisnis dari semua ukuran di setiap industri perlu menggunakan sistem manajemen ERP untuk mengelola bisnis mereka. ERP adalah bagian integral dari bisnis, seperti lampu listrik yang tidak dapat dipisahkan dari listrik.
2. Apa Itu Sistem ERP?
Bagaimana solusi ini dapat membantu mengelola aktivitas bisnis sehari-hari perusahaan seperti akuntansi, keuangan, pengadaan, manajemen proyek, rantai pasokan, dan manufaktur?
Sistem Enterprise Resource Planning mengacu pada platform terintegrasi penuh. Digunakan di tempat atau di cloud untuk mengelola semua aspek bisnis manufaktur atau distribusi. Selain itu, sistem ERP juga mendukung manajemen keuangan menyeluruh. Manajemen sumber daya manusia, manajemen rantai pasokan, dan manajemen manufaktur dari fungsi akuntansi inti perusahaan.
Sistem ERP melacak setiap aspek produksi, logistik, dan proses keuangan. Memberikan transparansi di seluruh proses bisnis. Sistem terintegrasi ini bertindak sebagai hub pusat untuk alur kerja dan data end-to-end perusahaan. Membuatnya dapat diakses oleh berbagai departemen.
Sistem dan software ERP dirancang untuk mendukung berbagai fungsi dalam bisnis kecil dan menengah, termasuk menyediakan penyesuaian untuk bisnis Anda.
3. Perbedaan Antara Software ERP dan Manajemen Keuangan
Meskipun istilah “manajemen keuangan” sering digunakan saat mendeskripsikan software ERP, manajemen keuangan dan ERP bukanlah hal yang sama. Manajemen keuangan adalah bagian dari banyak modul ERP.
Manajemen keuangan adalah fungsi bisnis dari departemen keuangan perusahaan. Termasuk akuntansi keuangan, akuntansi buku besar, hutang dan piutang pusat akuntansi. Manajemen pendapatan, penagihan, hibah, manajemen biaya, manajemen proyek, manajemen aset, akuntansi usaha patungan dan Penerimaan dan modul lainnya .
Software manajemen keuangan menggunakan kemampuan pelaporan dan analisis. Memenuhi persyaratan pelaporan dari berbagai badan pengatur. Seperti Yayasan Standar Pelaporan Keuangan Internasional (IFRS), Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB). Menetapkan Standar Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) AS, dan standar Akuntansi negara lain. Misalnya, HGB di Jerman dan PCG di Prancis.
Untuk perusahaan publik, software manajemen keuangan harus dapat menghasilkan laporan keuangan berkala untuk badan pengatur yang sesuai. Seperti Komisi Sekuritas dan Bursa AS (SEC). Menyediakan laporan seperti laporan triwulanan 10-Q dan laporan tahunan 10-K), Eropa Otoritas Sekuritas dan Pasar (ESMA) menunggu. Jenis pelaporan keuangan ini biasanya dilakukan dengan alat presentasi dan analisis manajemen. Pemilik utama manajemen keuangan adalah CFO.
Sebaliknya, manajemen keuangan hanya berurusan dengan satu bidang bisnis. Sementara ERP mencakup berbagai proses bisnis termasuk manajemen keuangan. Software ERP dapat mencakup fungsi-fungsi seperti. Pembelian, manajemen rantai pasokan, inventaris, manufaktur, pemeliharaan, manajemen pesanan, manajemen proyek, logistik. Manajemen siklus hidup produk, manajemen risiko, manajemen kinerja perusahaan (EPM), dan manajemen sumber daya manusia/modal manusia.
ERP Dapat Terintregasi Dengan Teknologi Terbarukan
ERP juga terintegrasi dengan aplikasi front-office, seperti solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM), untuk membangun pandangan menyeluruh tentang pelanggan. Selain itu, aplikasi ERP berbasis cloud sering disematkan dengan teknologi generasi mendatang. Seperti Internet of Things (IoT), blockchain, kecerdasan buatan (AI), pembelajaran mesin, dan asisten digital.
Data dan kemampuan yang disediakan oleh teknologi canggih ini tidak hanya meningkatkan banyak fungsi ERP tradisional. Tetapi juga menciptakan peluang baru bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, memperkenalkan layanan baru. Mendapatkan wawasan yang lebih mendalam di seluruh perusahaan. Karena sistem ERP ada di mana-mana di seluruh perusahaan. Pengelolaannya biasanya dilakukan oleh tim yang relevan bekerja sama dengan CFO dan eksekutif bisnis utama seperti CIO dan COO.
Aplikasi ERP berbasis cloud seringkali menyematkan teknologi generasi mendatang. Seperti Internet of Things (IoT), blockchain, AI, pembelajaran mesin, dan asisten digital.
4. Prinsip Kerja ERP Software
Sistem manajemen ERP dirancang sesuai dengan struktur data (skema) yang didefinisikan secara normatif, yang biasanya memiliki database umum. Hal ini membantu memastikan penggunaan informasi yang dinormalisasi secara konsisten berdasarkan definisi umum dan pengalaman pengguna di seluruh perusahaan.
Dengan sistem manajemen ERP, perusahaan dapat menghubungkan konstruksi inti ini ke proses bisnis berbasis alur kerja di seluruh unit bisnis. Seperti Keuangan, Sumber Daya Manusia, Teknik, Pemasaran, Operasi, dll. Sehingga menghubungkan sistem dan pengguna sistem. Sederhananya, ERP adalah alat yang digunakan bisnis modern untuk mengintegrasikan orang, proses, dan teknologi.
Mari kita ambil contoh produsen mobil yang mendapatkan komponen dari banyak pemasok. Sistem ERP tidak hanya melacak permintaan material dan proses pengadaan. Tetapi juga memastikan bahwa setiap bagian menggunakan data yang konsisten. Bersih selama proses pengadaan hingga pembayaran, dan bahwa data selalu dikaitkan dengan alur kerja perusahaan, proses bisnis, laporan, dan analitik .
Setelah sistem manajemen ERP diterapkan dengan benar, pabrikan otomotif mulai mengidentifikasi komponen individu secara seragam dengan informasi yang sesuai. Misalnya, mereka mengidentifikasi “bantalan rem depan” dengan nama suku cadang. Ukuran, bahan, sumber, nomor lot, nomor suku cadang pemasok, nomor seri, biaya. Spesifikasi di antara banyak informasi deskriptif dan berbasis data lainnya.
Analisis Data Dengan ERP
Data adalah sumber kehidupan setiap bisnis modern. Sehingga bisnis memerlukan sistem manajemen ERP untuk lebih mudah mengumpulkan, mengatur, menganalisis. Mendistribusikan data ke individu dan sistem yang membutuhkannya untuk menjalankan tanggung jawab dan tugasnya secara efektif.
Sistem manajemen ERP juga memastikan bahwa bidang data dan atribut ini digabungkan ke akun yang benar dalam buku besar bisnis. Sehingga semua biaya dilacak dan terwakili dengan benar. Jika “bantalan rem depan” disebut “rem depan” dalam satu sistem software (atau satu set spreadsheet). Maka disebut “bantalan rem” di sistem lain, dan disebut “bantalan rem depan” di sistem ketiga. Akan sangat sulit bagi pabrikan mobil untuk mengetahui berapa banyak yang dihabiskannya untuk “bantalan rem depan” setiap tahun. Apakah harus mengganti pemasok atau menegosiasikan harga yang lebih baik dengan pemasok.
Prinsip penting dari sistem manajemen ERP adalah mengumpulkan data secara terpusat dan mendistribusikannya secara luas. ERP menertibkan lingkungan yang kacau. Dengan mengimplementasikan ERP, alih-alih menggunakan banyak database terpisah dan banyak spreadsheet yang berbeda dan terisolasi. Semua pengguna (dari CEO hingga pegawai bagian hutang) akan dapat membuat dan menyimpan data secara konsisten. Menggunakan data yang sama dari proses umum.
Repositori data yang aman dan terpusat memberi setiap orang dalam bisnis kepercayaan diri. Untuk mengetahui bahwa mereka memiliki data yang akurat dan lengkap secara tepat waktu. Setiap tugas yang dilakukan dalam organisasi. Mulai dari laporan keuangan triwulanan hingga laporan piutang individu yang luar biasa. Dengan demikian terjamin integritas datanya, menghilangkan ketergantungan pada spreadsheet yang rawan kesalahan.
5. Nilai Bisnis ERP Software
Dampak dari sistem manajemen ERP pada perusahaan saat ini tidak dapat diabaikan karena mengintegrasikan data dan proses perusahaan. Memungkinkan perusahaan untuk mengkoordinasikan departemen yang berbeda dan meningkatkan alur kerja. Menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Manfaat bisnis khusus meliputi:
- Meningkatkan wawasan bisnis —memanfaatkan informasi real-time yang dihasilkan oleh laporan
- Kurangi biaya pengoperasian – terapkan proses bisnis yang disederhanakan dan praktik terbaik
- Kolaborasi yang ditingkatkan —pengguna dapat berbagi data dari kontrak, daftar permintaan, dan pesanan pembelian
- Tingkatkan efisiensi —memberikan pengalaman pengguna yang umum dan proses bisnis yang terdefinisi dengan baik di seluruh fungsi bisnis
- Infrastruktur yang konsisten —Mendukung seluruh penerapan dari backend hingga frontend, memberikan tampilan dan nuansa yang konsisten untuk semua aktivitas bisnis
- Tingkatkan adopsi pengguna —memberikan pengalaman dan desain pengguna yang umum
- Kurangi Risiko —Meningkatkan Integritas Data dan Memperkuat Kontrol Keuangan
- Kurangi biaya manajemen dan pengoperasian — gunakan sistem terintegrasi terpadu
6. Mode penerapan ERP Software : Dari penerapan lokal ke cloud
(1) Masa lalu ERP: dari tahun 1990-an Hingga Milenium baru
Dari tahun 1990-an hingga awal abad ke-21, ERP mengalami tahap popularisasi yang cepat. Pada saat yang sama, biaya penerapan sistem manajemen ERP juga mulai meningkat. Perusahaan biasanya perlu menggunakan perangkat keras berskala besar di ruang server lokal. Untuk mendukung pengoperasian software. Biaya modal untuk membeli lisensi perangkat keras dan software telah disusutkan setelah 5 hingga 10 tahun. Selain itu, hampir semua organisasi ingin menyesuaikan sistem ERP untuk kebutuhan khusus mereka. Sehingga menimbulkan biaya konsultasi dan pelatihan software tambahan.
Pada saat yang sama, teknologi ERP mulai merangkul Internet, memungkinkan berbagai fitur dan fungsi baru, seperti analitik tersemat. Seiring waktu, banyak organisasi telah menemukan bahwa sistem manajemen ERP di tempat mereka tidak dapat memenuhi tuntutan keamanan modern. Juga tidak dapat mengimbangi teknologi yang muncul seperti smartphone.
(2) ERP cloud – Model Pengiriman ERP Baru
Waktunya telah tiba untuk pengiriman ERP melalui cloud, dan secara khusus, melalui model pengiriman software-as-a-service (SaaS). Menghadirkan software ERP sebagai layanan di cloud berarti bahwa software berjalan di jaringan server jarak jauh. Bukan di ruang komputer perusahaan. Penyedia cloud menambal, mengelola, dan memperbarui software beberapa kali dalam setahun. Sehingga bisnis tidak perlu menerapkan pemutakhiran yang mahal ke sistem lokal setiap 5-10 tahun.
Model pengiriman cloud mengurangi pengeluaran modal (CapEx) dan pengeluaran operasional (OpEx). Dengan menghilangkan kebutuhan bisnis untuk membeli software dan perangkat keras, serta mempekerjakan staf TI tambahan. Bisnis dapat mengarahkan penghematan ini ke peluang bisnis baru. Sambil membuktikan software ERP yang mereka gunakan di masa depan. Karyawan dapat mengalihkan fokus mereka dari manajemen TI ke tugas yang lebih menciptakan nilai seperti inovasi dan pertumbuhan.
7. Alasan Bermigrasi ke Solusi Cloud ERP Software
Untuk perusahaan dengan berbagai ukuran, termasuk perusahaan kecil dan menengah. Tidak realistis untuk menghilangkan sistem lokal dan memigrasikan semuanya ke cloud sekaligus. Bahkan jika memungkinkan, perusahaan tidak mau mengambil risiko dalam jangka waktu pengembangan yang singkat. Namun, berdiam diri pada sistem ERP on-premise dan mengabaikan semua manfaat solusi cloud Enterprise Resource Planning juga tidak ideal. Jadi, mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk mengganti atau menyempurnakan sistem lokal dengan aplikasi cloud?
(1) Adopsi cepat dari teknologi SaaS yang berkembang
Tidak seperti sistem tradisional, teknologi generasi mendatang seperti kecerdasan buatan (AI). Membantu sistem berbasis cloud meningkatkan fungsionalitas dengan cepat tanpa perlu pembaruan rutin. Saat ini, sistem ERP menjadi lebih mudah untuk dikelola dan digunakan, tidak memerlukan masukan tambahan atau baru dari pengguna akhir.
(2) Perluas nilai sistem Software ERP yang ada
Memperluas dan mengintegrasikan software lama melalui aplikasi cloud dapat melengkapi dan meningkatkan tugas-tugas penting dan menghidupkan kembali sistem ERP lama. Sehingga memberikan peluang besar bagi bisnis untuk mulai mengadopsi kemampuan cloud.
(3) Akses ke Teknologi Baru
Temukan aplikasi cloud yang melengkapi modul software ERP lama. Anda dapat langsung memanfaatkan teknologi baru yang berkembang pesat dan paradigma pengguna yang lebih baik. Teknologi ini menyediakan sistem tanpa biaya yang menghadirkan fungsi dan nilai bisnis langsung, tanpa perubahan mendasar pada operasi Anda.
(4) Mengurangi ketergantungan pihak ketiga
Kemampuan pelaporan dan analisis sistem warisan seringkali memerlukan keterlibatan vendor pihak ketiga untuk menghasilkan intelijen bisnis operasional. Menggunakan aplikasi cloud dari vendor ERP lama seringkali dapat menghasilkan kecerdasan yang sama atau lebih baik tanpa menambahkan vendor tambahan.
(5) Memperbaiki sistem keuangan
Sistem lama tidak pernah dimaksudkan untuk digunakan sebagai mesin pelaporan modern. Teknologi cloud,yang lahir dan dikembangkan dalam dekade terakhir adalah ide inti. Mengambil cara berpikir yang sama sekali berbeda tentang tidak hanya apa yang dapat dicapai oleh platform ERP. Tetapi juga apa yang membuatnya sukses.
(6) Sumber daya keamanan yang lebih kuat
Penyedia layanan solusi cloud memiliki tim penuh waktu yang besar yang didedikasikan untuk secara proaktif. Memantau masalah dan ancaman keamanan cloud 24 jam sehari dan menjaga agar sistem tetap mutakhir.
(7) Menarik bakat
Generasi baru dewasa muda telah tumbuh dengan teknologi tanpa batas yang mobile, mudah digunakan, dan selalu aktif. Tidak ada perusahaan yang dapat terus merekrut talenta hebat, berapa pun usianya, murni di tempat.
Kesimpulan
Di atas adalah tentang apa itu Enterprise Resource Planning (ERP). Apa itu sistem ERP software, perbedaan antara ERP dan manajemen keuangan. Cara kerja ERP, nilai bisnis ERP, model penerapan ERP dari penerapan lokal ke cloud. Migrasi ke ERP solusi cloud Seluruh isi alasannya, kami harap dapat membantu Anda.
